Intranet fue inventado casi a la par de internet, y sin embargo nunca ha logrado un crecimiento tan explosivo. Muchas son las teorías y recomendaciones, pero pocas han sido realmente efectivas hasta el momento. Propongo volver a andar el camino comparativo de los desarrollos de cada uno y así detectar las oportunidades para alcanzar la intranet más eficiente.
Nadie puede negar los beneficios que aportó internet a nuestras vidas. Nos permitió acceder a más información pudiendo tomar mejores decisiones, acortar distancias y comunicarnos más, entre otra tanta cantidad de cosas. Si estos beneficios los lograramos incorporar a la vida organizacional, sin duda alguna haría empresas más eficientes. Pero qué es lo más importante para que una intranet sea tan útil como internet?
Muchas son las respuestas que nos podemos encontrar: que facilite la relación de las personas y la gestión de las empresas, que tenga herramientas de participación, que cuente con información relevante, que esté bien organizada con un diseño intuituvo. Y sin embargo, aún hoy muchas intranets tienen un uso realmente muy bajo (paradójicamente inverso a lo que experimenta internet). Qué es lo que impide sacarle provecho a esta herramienta?
Se han probado muchas acciones que considero necesarias e importantes, como ser:
- fomentar la comunicación por canales tradicionales/email
- pensarlo como un diario interno
- estructurarlo de forma personalizada en base al perfil que está accediendo
- copiar herramientas 2.0 sumamente útiles del mundo digital externo, como los blogs, foros, wikis, y hasta redes sociales
Y sin embargo, nos olvidamos de los más simple: un buscador eficiente.
Pensemos por un minuto cómo ha sido la evolución de internet. La generación de contenido de la web 1.0 no hubiese prosperado si no hubiesen aparecido entidades destinadas a organizar el caos de información y que nos conduzcan a la información necesaria aunque desconozcamos su ruta exacta. Y primero aparecieron los buscadores por categorías, donde cada página nueva indexada lo asignaban a una categoría específica. Esto permitió tener un primer lugar donde concentraba de forma lógica y organizada la información. Pero al poco tiempo se dieron cuenta que era una tarea imposible lograr una categorización eficiente para todas las páginas, y que los usuarios no destinaban tanto tiempo como para recorrer todas las miles de categorías, perdiéndose nuevamente la información relavante. Y fue aquí donde el motor de búsqueda por criterios por palabras claves tomó relevancia.
Imaginemos poder acceder a toda la información generada en la empresa con una simple búsqueda. Conocer herramientas que hasta ese momento desconocíamos, procesos documentados y deficientemente comunicados, definiciones de conceptos y hasta descripciones de productos o servicios que nos permitirán apalancar un nuevo análisis o desarrollo. El beneficio es exponencial, y aceleraría el desarrollo de todas las otras importantes y necesarias herramientas desarrolladas hasta la actualidad sobre esta red interna.
Por último, nos queda sólo reflexionar qué nos llevó a cometer este atropello, como para volver a caer en este error. Surgido como un diario digital, la intranet desde su concepción persiguió el deseo de forzar la comunicación y no pensar en la utilidad de esta herramienta. Esto impidió tener la visión para recorrer los pasos necesarios para alcanzar la plataforma que nos brinde información que permita mejorar la performance de nuestro trabajo, encontrando lo que buscamos en el momento que lo necesitamos. El futuro de la mejora de la performance está en la indexación.
