Los procesos burocráticos a los que estamos acostumbrados exigen un importante consumo de recursos con un fuerte impacto ambiental que podrían ser considerablemente evitados.
Sólo pensando en el papel e impresiones requeridos, los formularios por triplicados y rubricados consumidos y todo material utilizado para almacenar estos (desde las carpetas y sobres hasta los armarios), así como sus tintas y químicos empleados, hacen imaginarnos la potencialidad que puede significar reconvertir estos procesos incorporando la conciencia ecológica.
Al fin de cuentas, todos estos cúmulos de información pueden ser contenidos en medios digitales, indexables, clasificables y certificables. Para ello es imprescindible contar con dos ingredientes fundamentales:
- confianza en los medios digitales
- sistemas de gestión adaptados a éstos nuevos procesos burocráticos digitales
Miedos a la reconversión burocrática digital
- Documentos apócrifos: La seguridad dada a un documento digital puede ser mayor que la de un papel, dependiendo de las medidas de seguridad consideradas (por ejemplo, lectura y almacenamiento de huellas dactilares o firmas digitales).
- Perdidas de información: Todo riesgo de perdida de información (al igual que el papel, contra la humedad) puede ser mejor resguardado con su debida seguridad de almacenamiento de la información y backups.
Otras ventajas
- Optimización del espacio
- Rapidez en la ejecución de los procesos
- Evita estructuras edilicias sobrecargadas
Tanto los sectores privados (en áreas como RRHH, Contables o Legales) y sus sistemas aplicados, como los públicos (expedientes judiciales, controles fiscales, ministerios y secretarías gubernamentales, así como historias clínicas de hospitales) deberían considerar reconvertir sus impresos en medios digitales para contribuir a un planeta mas sano.
